Wat is de AVG?
De Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG) vervangt de huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en dient per 25 mei 2018 binnen elke organisatie geïmplementeerd te zijn. De AVG geldt ook voor de VID.
Wat verandert er?
De AVG versterkt de positie van de betrokkenen (mensen van wie gegevens worden verwerkt). Zij krijgen nieuwe privacyrechten en hun bestaande rechten worden sterker. Organisaties die persoonsgegevens verwerken krijgen meer verplichtingen. De nadruk ligt meer dan nu op de verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden (compliance).
Impact voor de VID
De AVG bevat nieuwe elementen, waaronder zwaardere verplichtingen voor organisaties (accountability – PDCA cyclus, registratieplicht & transparantie) en zwaarder toezicht met een fors boeteregime voor niet naleving. Dit alles dwingt organisaties om passende technische en organisatorische maatregelen in de bedrijfsvoering aantoonbaar te implementeren om zo te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen uit de AVG.
De VID doet er alles aan om de persoonsgegevens van haar leden te verwerken op een manier die compliant is met de nieuwe AVG. Zo zijn uw gegevens veilig opgeslagen, niet vrij toegankelijk en worden ze niet zonder uw expliciete toestemming gedeeld met andere organisaties.
Uw gegevens bij de VID
Bij het aanvragen van het lidmaatschap voor de VID, vragen wij enkele persoonsgegevens van u. De gegevens worden bijgehouden in een ledendatabase die beveiligd is met een wachtwoord op het netwerk van Defensie. Enkel de bestuursleden hebben toegang tot deze gegevens. Bestuursleden tekenen een geheimhoudingsverklaring waarin staat dat zij gegevens van de vereniging zorgvuldig behandelen en alleen mogen delen met externen met: expliciete toestemming van de eigenaar; onder vermelding van de gegevens die worden gedeeld en het doel.
Hieronder ziet u een overzicht van de gegevens in onze ledendatabase en met welk doel wij deze verwerken. U hebt te allen tijde het recht om deze gegevens op te vragen, te laten wijzigen of te laten wissen.
Deze gegevens zijn niet gekoppeld aan personeelssystemen van Defensie en worden niet automatisch bijgewerkt bij wijziging.
| Gegevens |
Doel |
| Geslacht, voorletters, voornaam, achternaam, titel(s) |
Om u te kunnen identificeren als uniek lid en u correct te kunnen adresseren en aanspreken. |
| Rang/schaal |
Conform onze statuten is het alleen mogelijk voor officieren en burgermedewerkers om lid te worden, manschappen en onderofficieren mogen aspirant lid worden. Aspirant leden hebben geen stemrecht tijdens een algemene ledenvergadering (ALV). |
| Adres, postcode, woonplaats |
De VID wil de mogelijkheid hebben om communicatie-uitingen en/of geschenken naar het huisadres van haar leden te sturen. |
E-mailadres defensie,
E-mailadres privé |
Normaliter vindt alle communicatie tussen de VID en haar leden electronisch plaats middels e-mail. Doordat wij het privé e-mailadres vragen, kunnen leden ook tijdens (langdurige) afwezigheid van de werkplek of na dienstverlating op de hoogte worden gehouden van activiteiten en mededelingen. |
| Bankgegevens, inclusief handtekening |
De lidmaatschapscontributie wordt jaarlijks middels automatisch incasso geïnd. |
| Datum lidmaatschap |
De datum waarop u lid bent geworden gebruiken wij enkel voor statistieken over het verloop van ons ledenbestand. |
| Datum einde lidmaatschap |
De datum waarop u uw lidmaatschap beeindigt gebruiken wij enkel voor statistieken over het verloop van ons ledenbestand. |
| Bewaartermijn en verwijdering van gegevens |
Deze gegevens worden bewaard zolang u lid bent.
Aan het einde van ieder kalenderjaar worden de gegevens van leden die hun lidmaatschap in dat jaar hebben opgezegd, verwijderd* uit de ledendatabase. Op uw verzoek kunnen te allen tijde uw gegevens worden verwijderd*. Dit kan gevolgen hebben voor de wijze waarop u wordt geïnformeerd over activiteiten en mededelingen van de vereniging.
*LET OP: de VID is wettelijk verplicht om alle financiele gegevens tenminste 5 jaar te bewaren. Dit betekent dat uw machtiging voor automatische incasso (naam, bankrekening, handtekening) tot 5 jaar na uw opzegging bewaard blijft.
De VID heeft geen invloed op ledengegevens die na verwijdering blijven bestaan in back-ups en/of archieven van Defensie. |
Heeft u nog vragen over (de verwerking van) uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met de secretaris
Heb jij het afgelopen jaar een studie op HBO of wetenschappelijk niveau (bachelor of master) afgerond over informatiemanagement, informatievoorziening en/of informatietechnologie in relatie met Defensie? Of heb je een (wetenschappelijk) artikel gepubliceerd over dit onderwerp? Dan is nu je kans om mee te dingen naar de René Olthuis scriptieprijs van de Vereniging Informatici Defensie!
