Huishoudelijk reglement

versie 11 mei 2017 – goedgekeurd door ALV 1 juni 2017

Artikel 1   Begripsbepalingen
In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:

  • de vereniging: Vereniging Informatici Defensie gevestigd te Delft
  • de statuten: de statuten van de vereniging, zoals laatst gewijzigd bij notariële akte,  d.d. 15 februari 2006 door notaris Mr J.W. Wijsman te ’s-Gravenhage
  • het bestuur: het bestuur van de vereniging

Artikel 2   Contributiebetaling

  1. De contributie dient jaarlijks bij aanvang van het verenigingsjaar uiterlijk op 31 januari te zijn voldaan. Betaling van de contributie is alleen mogelijk door afgifte van een machtiging.  Indien de contributie niet tijdig is betaald, ontvangt het betreffende lid een aanmaning. Wordt vervolgens niet binnen de daarvoor in de aanmaning gestelde termijn betaald, dan kan het bestuur het lidmaatschap opzeggen. De contributie voor het lopende verenigingsjaar dat niet op 31 december is voldaan wordt op 1 januari van het volgende jaar verhoogd met een door het bestuur vast te stellen bedrag voor administratie- en incassokosten.
  2. Bij aanvang van het lidmaatschap in de loop van een kalenderjaar wordt de contributie door de penningmeester geïncasseerd op basis van de afgegeven machtiging. Indien het lidmaatschap aanvangt na 30 juni is de helft van de jaarcontributie verschuldigd.

Artikel 3  Het Bestuur

  1. Het bestuur is gehouden aan hetgeen in de statuten is vermeld en specifiek aan art. 8 (Bestuur) en art. 10 (Dagelijks bestuur) van de statuten. Individueel optreden of handelen geschiedt in beginsel met instemming van de voorzitter.
  2. Stemming over kandidaten voor het bestuur en in het algemeen over personen geschiedt in de Algemene Ledenvergadering schriftelijk met anonieme briefjes, met handopsteken of bij acclamatie (tenzij minimaal vijf stemgerechtigde leden van de vereniging zich daartegen verzetten). Blanco en ongeldige stemmen worden als stemonthouding aangemerkt. De voorzitter kan indien nodig een commissie van stemopneming benoemen. Als bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen heeft verkregen wordt een tweede stemming gehouden tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd.
  3. Bij het ontbreken van tegenkandidaten zijn de door het bestuur voorgestelde kandidaten gekozen.
  4. Bij een tussentijds ontstane vacature in het bestuur wordt zo spoedig mogelijk door het bestuur in vervanging voorzien. Het nieuwe “bestuurslid” kan tussentijds een functie in het bestuur uitoefenen doch de benoeming zal in de eerstvolgende algemene ledenvergadering worden bekrachtigd.
  5. Het bestuur houdt ten minste één maal per jaar een Algemene Ledenvergadering of zo vaak als zij dit nodig acht.
    1. Het bestuur is bevoegd om te laat ingekomen stukken alsnog in de agenda van de  algemene vergadering op te nemen.
    2. In die gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien beslist het bestuur. Het bestuur is verplicht om de uit dien hoofde genomen besluiten tijdens de eerstvolgende algemene vergadering ter goedkeuring voor te leggen.
  6. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester conform artikel 10 van de statuten.
  7. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig acht.

Artikel 4  Voorzitter

  1. De voorzitter draagt zorg voor het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle andere regelingen en bestuursbesluiten. De voorzitter is de officiële woordvoerder van de vereniging. De voorzitter leidt de vergaderingen en stelt daarin de vergaderorde vast, gehoord de aanwezigen. De voorzitter heeft het recht de beraadslagingen te doen eindigen, doch is verplicht deze weer te doen hervatten indien tenminste tweederde van de aanwezige leden de wens daartoe kenbaar maken
  2. In geval van ontstentenis van de voorzitter, wordt deze door een lid van het bestuur vervangen.

Artikel 5  Secretaris

  1. De secretaris of de plaatsvervanger verzorgt alle voorkomende algemene administratie en correspondentie, meldt de ledenmutaties aan de penningmeester en notuleert de vergaderingen van het bestuur en de Algemene Ledenvergadering. De uitgaande stukken worden door de secretaris, namens het bestuur, ondertekend. Deze is verplicht van alle uitgaande stukken afschriften te houden.
  2. De secretaris draagt zorg voor de samenstelling van een jaarverslag, dat voor de algemene ledenvergadering ter kennis van de leden zal worden gebracht. In de eerste bestuursvergadering van het nieuwe jaar legt hij het verslag ter goedkeuring aan het bestuur voor.
  3. Het verenigingsarchief wordt door de secretaris ordentelijk bewaard.
  4. De secretaris is verplicht de leden tenminste 21 dagen voor aanvang schriftelijk voor een algemene vergadering uit te nodigen.

Artikel 6   Penningmeester

  1. De penningmeester beheert alle gelden van de vereniging. Draagt zorg voor de inning van de contributies en donaties. Verricht de betalingen namens de vereniging, echter met dien verstande, dat voor betalingen welke een bedrag van tweeduizend euro te boven gaan, autorisatie door de voorzitter of secretaris nodig is.
  2. De penningmeester houdt aantekening van alle ontvangsten en uitgaven en wel zodanig dat daaruit te allen tijde de financiële positie van de vereniging kan worden afgeleid.
  3. De penningmeester sluit de boeken van de vereniging jaarlijks op 31 december af en brengt aan de algemene ledenvergadering verslag uit over het afgelopen boekjaar.
  4. De penningmeester stelt jaarlijks een begroting op voor het komende verenigingsjaar en legt dit ter goedkeuring voor aan de algemene ledenvergadering.
  5. De penningmeester is gehouden om aan de door de algemene ledenvergadering benoemde kascommissie inzage te geven van de kas en alle op de financiële administratie betrekking hebbende stukken en bescheiden en deze commissie alle gevraagde inlichtingen te verstrekken. De kascommissie zal haar bevindingen schriftelijk melden aan het bestuur.
  6. De penningmeester is gehouden aan alle op het financiële beheer betrekking hebbende bescheiden te bewaren. Uitgaande stukken betreffende dit beheer worden door hem namens het bestuur ondertekend.
  7. Aan de hand van de van de secretaris ontvangen ledenmutaties houdt de penningmeester een overzicht bij van het nakomen van de contributieverplichtingen.
  8. Bijdrage lidmaatschap zijn:
    1. Gewoon lid; € 20,00 per jaar
    2. Aspirant lid; € 20,00 per jaar
    3. Erelid; vrij van contributie
  9. 9. Vergoedingen:
    1. Alleen door het bestuur verstrekte opdrachten komen in aanmerking voor een vergoeding.
    2. Reiskosten: Voor reiskosten die niet anderszins gedeclareerd kunnen worden wordt voor reizen per auto 0,19 ct per km vergoed. OV wordt op basis van werkelijk gemaakte kosten vergoed.
    3. Parkeerkosten: op basis van werkelijk gemaakte kosten vergoed.
    4. Declaraties reis- en parkeerkosten worden met bewijsstukken ingediend bij de Penningmeester.
    5. Declaraties worden goedgekeurd door het Dagelijks Bestuur.

Artikel 7  Kascommissie

  1. Deze commissie bestaat uit minimaal twee leden, welke jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering als zodanig worden aangewezen. De commissieleden mogen geen nauwe familie en/of zakelijke betrekking met de penningmeester hebben.
  2. De commissie heeft tot taak na afloop van het boekjaar de financiële administratie te controleren. Van de uitkomst van dit onderzoek brengt de commissie verslag uit aan de Algemene Ledenvergadering en het bestuur. Tevens adviseert de commissie aan de Algemene Ledenvergadering om de penningmeester voor zijn beheer al dan niet decharge te verlenen.
  3. De commissie is bevoegd aan het bestuur en de algemene vergadering zo nodig voorstellen tot verbetering te doen inzake het financieel beheer.
  4. Leden kunnen niet drie jaar achter elkaar plaatsnemen in de kascommissie.

Artikel 8   Aftredingsrooster (conform art. 8 van de statuten)

  1. De bestuursleden treden aan voor tenminste drie jaar en zijn onbeperkt herbenoembaar.  (zie statuten art. 8.5).
  2. Als bijlage bij het huishoudelijk reglement wordt een aftredingsrooster vastgesteld.

Artikel 9   Algemene vergaderingen

  1. De oproepingen tot een algemene vergadering geschieden schriftelijk tenminste 21 dagen vóór de dag der vergadering.
  2. In de oproeping moeten de te behandelen punten vermeld zijn en moet een termijn zijn aangegeven, die tenminste 14 dagen voor de vergadering eindigt, gedurende welke de leden gerechtigd zijn nieuwe punten op de agenda te brengen door opgave aan de secretaris. Deze stelt de overige leden onverwijld van de nieuwe punten in kennis.
  3. Over de punten, die niet tenminste 7 dagen voor de vergadering ter kennis van de leden zijn gebracht, kan in deze vergadering geen besluit worden genomen (tenzij het bestuur anders beslist, cf. art 3 pt. 5a).
    In spoedeisende gevallen, ter beoordeling van het bestuur, kan van het in dit artikel bepaalde worden afgeweken.

Artikel 10   Leden

  1. Het lidmaatschap als bedoeld in artikel 5 van de statuten staat open voor alle militairen en burgers in werkelijke dienst.
  2. Teneinde de rechtmatigheid van de aanvraag voor een lidmaatschap te kunnen vaststellen dient de aanvrager bij het indienen van de aanvraag voor het lidmaatschap de relevante bewijsstukken bij te voegen.

Artikel 11   Verenigingsactiviteiten

  1. De vereniging organiseert activiteiten primair ten behoeve van de leden.
  2. De vereniging kan personen of functionarissen uitnodigen tot deelname aan georganiseerde activiteiten.
  3. Alle kosten die de vereniging maakt worden opgebracht door de leden.
  4. Afhankelijk van de organisatiekosten kan van de leden naast de jaarlijkse contributie per activiteit een eigen bijdrage worden gevraagd. De hoogte van de eigen bijdrage wordt per activiteit vastgesteld door het bestuur.
  5. De hoogte van de bijdragen voor niet-leden is tenminste gelijk aan de eigen bijdrage van de leden en wordt per activiteit door het bestuur vastgesteld.
  6. Het bestuur kan besluiten om leden werkzaam buiten Defensie niet uit te nodigen voor bepaalde verenigingsactiviteiten.
  7. Indien de vereniging bij door haar georganiseerde activiteiten Defensiefunctionarissen uitnodigt voor voorlichting, e.d., dan betreft dit altijd een informele voorlichting, waaraan geen rechten kunnen worden ontleend.

Artikel 12   Gedragscode Defensie

Het bestuur en haar leden respecteren de Gedragscode Defensie bij het organiseren en bezoeken van verenigingsactiviteiten.

Artikel 13  Aansprakelijkheid

De vereniging is niet aansprakelijk voor diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen en/of persoonlijk letsel tijdens activiteiten van de vereniging, van welke aard dan ook.


Dit regelement is vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering van 1 juni 2017. In deze vergadering heeft de Algemene Ledenvergadering verklaard met de inhoud van het regelement in te stemmen.