AVG voor relatiebedrijven

Wat is de AVG?
De Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG) vervangt de huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en dient per 25 mei 2018 binnen elke organisatie geïmplementeerd te zijn. De AVG geldt ook voor de VID.

Wat verandert er?
De AVG versterkt de positie van de betrokkenen (mensen van wie gegevens worden verwerkt). Zij krijgen nieuwe privacyrechten en hun bestaande rechten worden sterker. Organisaties die persoonsgegevens verwerken krijgen meer verplichtingen. De nadruk ligt meer dan nu op de verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden (compliance).

Impact voor de VID
De AVG bevat nieuwe elementen, waaronder zwaardere verplichtingen voor organisaties (accountability – PDCA cyclus, registratieplicht & transparantie) en zwaarder toezicht met een fors boeteregime voor niet naleving. Dit alles dwingt organisaties om passende technische en organisatorische maatregelen in de bedrijfsvoering aantoonbaar te implementeren om zo te kunnen voldoen  aan de wettelijke verplichtingen uit de AVG.

De VID doet er alles aan om de persoonsgegevens van haar relaties te verwerken op een manier die compliant is met de nieuwe AVG. Zo zijn uw gegevens veilig opgeslagen, niet vrij toegankelijk en worden ze niet zonder uw expliciete toestemming gedeeld met andere organisaties.

Uw gegevens bij de VID
Uw gegevens worden bijgehouden in een relatiedatabase die beveiligd is met een wachtwoord in een beveiligde cloudomgeving. Enkel de bestuursleden hebben toegang tot deze gegevens. Bestuursleden tekenen een geheimhoudingsverklaring waarin staat dat zij gegevens van de relaties zorgvuldig behandelen en alleen mogen delen met externen met: expliciete toestemming van de eigenaar; onder vermelding van de gegevens die worden gedeeld en het doel.

Hieronder ziet u een overzicht van de gegevens in onze relatiedatabase en met welk doel wij deze verwerken. U hebt te allen tijde het recht om deze gegevens op te vragen, te laten wijzigen of te laten wissen.

Gegevens Doel
Bedrijfsnaam, Voornaam, achternaam contactpersoon Om u te kunnen identificeren als unieke relatie en u correct te kunnen adresseren en aanspreken
Telefoonnummer (zakelijk / gsm) Om contact met u op te kunnen nemen indien dit per e-mail niet mogelijk of niet wenselijk is
Adres, postcode, plaatsnaam bedrijf De VID wil de mogelijkheid hebben om communicatie-uitingen naar het bedrijfsadres van haar relaties te sturen
E-mailadres (zakelijk) Normaliter vindt alle communicatie tussen de VID en haar relaties elektronisch plaats middels e-mail. Op deze wijze houden wij relaties op de hoogte van activiteiten en mededelingen. De VID verstuurt geen nieuwsbrief.
Bewaartermijn en verwijdering van gegevens Deze gegevens worden bewaard zolang u bekend bent als relatie van de VID.

 

Op verzoek van relaties worden de persoonsgegevens verwijderd uit de relatiedatabase. Indien mogelijk bewaren wij wel de (openbare) bedrijfsgegevens.

 

De VID heeft geen invloed op gegevens die na verwijdering blijven bestaan in (e-mail) back-ups en/of archieven van Defensie.

Heeft u nog vragen over (de verwerking van) uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met de secretaris